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Características

A partir del análisis de las actividades de la organización, y considerando el entorno legal y normativo, se elaboran las políticas de Gestión Documental.

Por medio de la Opción Analizar Políticas, el usuario responsable podrá visualizar el detalle de las políticas implementadas que rigen la lógica de la Gestión Documental.

Ejemplos de Políticas de Gestión Documental:

  • A toda documentación que llega a Mesa de Partes e ingresa al Sistema Documentario, se le asignará un Código de Identificación.
  • Establecer la categoría de Confidencial De Acceso Restringido, que se asigne a ciertos documentos, lo cual harán formalmente las autoridades competentes. Los documentos administrados por la Organización son de acceso público, por lo que podrán ser consultados tanto por el personal de la Organización, como por personas externas a esta, salvos los incluidos en la categoría indicada.

De acuerdo a la Norma ISO 15489, aquellas organizaciones que desean implentar buenas prácticas en Gestión Documental, deberían establecer, documentar, mantener y promulgar políticas de gestión de documentos con el fin de asegurar que se cubran sus necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas.

 

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